Bagi banyak pekerja purna waktu, belakangan bekerja selama 40 jam seminggu tak lagi bisa dijadikan patokan. Jangan terburu frustasi, para pakar manajemen berbagi strategi terbaik bagi para orangtua bagaimana caranya agar bisa sampai di rumah tepat waktu.
Ini Tips yang harus kamu lakukan :
1. Seleksi surat/pesan masuk
- Cek e-mail mengikuti aturan minum obat. Contohnya jam 10 pagi, jam 2 siang, jam 6 sore dan jam 10 malam.
- Saat mengirim surel hindari penulisan yang panjang bertele-tele. Biasakan langsung menuju intinya. Kalau keseluruhan pesan tak terlihat di tampilan di komputer, berarti Anda harus memadatkannya sedemikian rupa. Atau, tempatkan pesan utama di baris pertama. Contohnya, “Saya butuh jawaban sebelum hari Jumat.”
- Sertakan nomor telepon sehingga dalam keadaan mendesak bisa dengan mudah ditindaklanjuti melalui percakapan langsung.
- Sediakan folder-folder untuk masing-masing kategori e-mail . Entah berdasarkan bulan, nama-nama individu, atau proyek spesifik.
2. Berpegang teguh pada agenda kerja
- Biasakan untuk selalu mengecek yang tertera di kalender kerja. Sadari bahwa jika Anda tidak mempertahankan kebiasaan mengecek kalender akan membuat prestasi kerja Anda menurun.
- Berdasarkan catatan-catatan di kalender, putuskan apa yang harus diprioritaskan.
- Belajar mengatakan “tidak” pada agenda dadakan akan mencegah konsentrasi kerja Anda melenceng ke mana-mana.
- Berdasarkan catatan di kalender pula Anda dapat memperkirakan kapan waktu tersibuk Anda. Di saat seperti itu hindari pengerjaan tugas-tugas yang tidak mendesak.
- Kalau di malam hari sepulang jam kantor Anda harus bepergian menemui klien, gunakan alarm komputer atau handphone untuk mengingatkan minimal setengah jam sebelumnya. Dengan demikian Anda punya kesempatan menyiapkan semua berkas dan penampilan.
- Miliki daftar tugas harian (daily to-do list ) agar rencana lebih terfokus.
- Jangan coba-coba “bermain sulap” dengan membuat beberapa daftar kerja sekaligus karena hanya akan menjadi beban dan berisiko. Cukup gunakan satu daftar.
- Cerna kembali prinsip multitasking . Apa artinya Anda berhasil menyelesaikan sekian banyak tugas namun dengan kesalahan yang bertumpuk?
3. Menanggapi pesan di saat tepat
- Ingat, tak semua pesan masuk harus ditanggapi saat itu juga demi kebaikan Anda mengelola waktu. Bila Anda selalu menanggapi semua hal saat itu juga atau sesegera mungkin, Anda tak akan pernah berhenti ikut memikul masalah semua orang. Jadi, sebisa mungkin jangan biarkan semua orang tahu Anda bersedia diganggu sepanjang waktu.
4. Delegasikan tugas dan singkirkan hambatan
- Pastikan Anda terakses dengan mereka yang menjadi SDM andalan yang akan membantu Anda menangani tugas-tugas tertentu kapan pun diperlukan.
- Mendelegasikan sebagian dari sederet tanggung jawab Anda merupakan langkah besar untuk meringankan beban kerja Anda.
- Amankan wadah permen dan kursi ekstra dari ruang kerja Anda untuk memperkecil peluang rekan kerja berkunjung hanya untuk bergosip.
- Hentikan obrolan yang tidak semestinya kemudian kembali fokus menyelesaikan tugas Anda.
- Tutup pintu ruang kerja untuk menciptakan batas. Atau kenakanheadphone guna meminimalkan ajakan ngerumpi .
- Membiasakan semua peserta membuat agenda sebelum rapat akan sangat menghemat waktu. Bila Anda memang tidak diminta bicara dalam rapat tersebut, sampaikan permohonan apakah boleh tidak mengikutinya. Dengan catatan notulen akan tetap dibagikan hingga Anda tidak “ketinggalan kereta”.
5. Jadilah pemecah masalah
- Kalau posisi Anda sebagai atasan, jangan segan-segan menggali harapan dan masukan dari karyawan agar pengelola an waktu kerja lebih bagus sekaligus menggalang rasa setia kawan.
- Pemecah masalah yang baik mampu mengidentifikasikan masalah dan aneka penyebabnya, mempertimbangkan alternatif penyelesaian, menentukan pilihan terbaik yang paling masuk akal, diaplikasikan berdasarkan rencana tindakan nyata disertai dengan batas waktu yang telah ditetapkan.
- Kondisikan agar bawahan belajar memecahkan masalah mereka dan bukannya selalu membawa masalah ke meja kerja Anda.
sumber:tanov.com
